Phần mềm Excel là một trong những phần mềm miễn phí thông dụng nhất hiện nay đối với dân kế toán. Ngoài các tính năng nổi bật trong công việc thực hiện công tác kế toán, phần mềm cũng có một số những hạn chế tạo thành cản trở. Vậy ưu và nhược điểm của phần mềm kế toán Excel là gì? Cùng tìm hiểu ngay qua bài viết sau nhé!

1. Ưu và nhược điểm của phần mềm kế toán Excel

1.1. Ưu điểm của Excel

Phần mềm kế toán Excel là công cụ kế toán hay công cụ tin học văn phòng rất gần gũi với hầu hết mọi người. Ngoài ưu điểm nổi bật về giá thành (Excel được có sẵn trong bộ tin học văn phòng Microsoft), nó còn được ứng dụng khá phổ biến tại những lĩnh vực với các ưu điểm tuyệt vời như:

- Dễ dàng dùng, không tốn quá nhiều thời gian để làm quen và thao tác phần mềm, không đòi hỏi phải có hiểu biết dày dặn để sử dụng phần mềm.

- Tính tùy biến cao. Bạn hoàn toàn tùy chỉnh công thức, biểu mẫu,... Mà không cần đến sự tư vấn từ nhà cung cấp.

- Kết hợp các tính năng có liên quan phân tích, lập báo cáo mà không cần đến sự trợ giúp từ bên khác.

- Có thể phục hồi lại dữ liệu tại thời điểm backup nào đó trong trường hợp chỉ định.

- Tính ứng dụng đa dạng: Phần mềm kế toán Excel được chọn sử dụng trong phần mềm kế toán bán hàng, phần mềm kế toán kho.

1.2. Nhược điểm của Excel

Tuy được setup khá nhiều công dụng phong phú nhưng ở phần mềm kế toán Excel cũng còn tồn tại rất nhiều các nhược điểm khi thực hiện thao tác. Như sau:

- Phần mềm Excel không dành đối với các doanh nghiệp có hệ cơ sở dữ liệu lớn. Những tính năng của nó chỉ phù hợp cho những doanh nghiệp ít phát sinh nghiệp vụ kế toán.

- Tính bảo mật thấp, dễ dàng bị mất file.

- File thực hiện rời rạc gây khó quản lý hay tìm kiếm. Ngoài ra, để sử dụng nó bạn phải tự thiết lập các biểu mẫu phù hợp cho từng hoạt động, từng loại chứng từ... Thường xuyên sửa chữa thông tin, bảng tính, công thức cho đúng với hoạt động kế toán. Vì vậy công việc kế toán tiêu tốn nhiều thời gian và công sức của người sử dụng.

- Các nhiệm vụ thực hiện mang tính riêng lẻ nên rất khó phân công nhiệm vụ hay giao phó.

- Không kết hợp với bên thứ 3: Dùng phần mềm Excel không kết nối với kênh khác như hóa đơn điện tử, thuế...

2. Hướng dẫn khắc phục khó khăn khi dùng phần mềm kế toán Excel

Nhằm đơn giản hóa và có thể sử dụng phần mềm kế toán Excel một cách đúng đắn, nhanh chóng thì bạn có thể tham khảo một số gợi ý chi tiết sau:

2.1. Sử dụng Excel nhuần nhuyễn và học cách quản lý file

Những hạn chế của Excel chủ yếu nằm ở quy trình lưu trữ và quản trị dữ liệu file. Do vậy, để nâng cao hiệu quả dùng, cách tốt nhất là bạn cần thành thạo hơn nữa các công cụ, từ đó giúp thao tác nhanh chóng và tiết kiệm thời gian hơn.

2.2. Dùng phần mềm Excel chuyên nghiệp

Ngoài cách nâng cao kiến thức làm việc với phần mềm Excel, bạn cũng có thể sử dụng lựa chọn khác là làm việc với phần mềm kế toán chuyên nghiệp.

Vừa đáp ứng được yêu cầu đa dạng của doanh nghiệp trong nghiệp vụ kế toán, nó còn có khả năng cập nhật một cách liên tục về luật, thông tư, các nghị định kinh tế mới của nhà nước. Cùng với đó, nó cũng được kết hợp những tính năng tự động hoá, giúp giảm thời gian và giảm hạn chế rủi ro khi nhập liệu, tính toán.

Đặc biệt, những phần mềm kế toán chuyên nghiệp còn có tính bảo mật rất cao nên công ty hoàn toàn yên tâm trong quá trình sử dụng.

>>>> Để có cơ hội trải nghiệm miễn phí phần mềm kế toán thông minh Smart pro, bạn hãy truy cập vào bài viết sau: https://vintechcity.com/download-phan-mem/tai-phan-mem-ke-toan-smart-pro.html 

Trên đây là đánh giá chi tiết những ưu và nhược điểm của phần mềm kế toán Excel. Qua chia sẻ trên mang đến cho bạn những thông tin hữu ích.